회의 잘하는 방법

회의에 대한 방법과 생각은 여러가지가 있을 수 있습니다. 마라톤회의, 항상 진행되는 매너리즘에 빠진 회의 어떻게 하면 회의를 효율적으로 진행할 수 있을까요? 팀을 맡아 진행하다보면 회의를 너무 중요하고 필요한데, 정작 어떻게 해야할지 모르는 경우가 많습니다.

정답은 아니지만, 회의를 잘하기 위해서 책에서 추출한 내용입니다.

회의 사전 통지 형식
1. 회의명과 목적
2. 회의주제 및 토의 항목, 회의의 종류
3. 개최일시, 시작 시간과 종료 시간
4. 개최장소 (주소, 전화번호, 약도)
5. 진행자 이름
6. 참석자 명단
7. 회의 자료 첨부
8. 기타 (참석자가 사전에 준비해야할 자료)

회의록
1. 날짜, 시간, 장소
2. 참가자 명단
3. 회의 진행자
4. 안건, 각 안건별(논의 된 결과, 앞으로 해야할 일)

회의 진행 프로세스
도입
 - 정시에 회의 시작
  (자 이제 회의를 시작하도록 하겠습니다. 참가에 대한 감사멘트, 참석자간 모를 경우 소개)
 - 회의 목적과 목표를 재확인
  (우리는 오늘 여기에 모인 이유는...)
 - 회의 주제를 간략히 설명
  (주제나 현재까지의 진척상황 요약 발표, 오늘 논의할 안건은 3가지로...)
 - 시간운영계획을 설명
  (시간 운영 계획 공지)
 - 참석자의 역할을 확인
  (회의록 작성은 누가 맡아주시고, 우선 XX씨가 O건에 대한 간단한 설명을 시작하겠습니다.)
 - 회의 규칙
  (첫번째로 XX에 대해 논의하도록 하겠습니다.)

본론
 - 참석자간의 갈등을 생산적인 방향으로 유도한다.
 - 논점을 유지한다.
 - 회의 안건별 시간을 관리한다.
 - 안건별 토의 결과를 정리한다.
 - 참석자들의 반응과 감정변화를 포착하여 적절히 대응한다.

결론
 - 전체 토의 결과를 종합한다.
 - 목표대비 성과를 확인한다.
 - 합의된 과제 실행에 대한 역활과 책임을 부여한다.
 - 회의를 통해서 새롭게 제기된 사항을 확인한다.

사후점검
 - 회의록을 작성하고 배포한다.
 - 합의된 과제 수행을 모니터하고 독려한다.

회의 진행시 체크 리스트
1. 회의 시작전
 - 회의 진행 시나리오는 준비되어 있는가?
 - 회의 종료 시각은 설정하였는가?
 - 참석 인원은 확인하였는가?

2. 회의를 시작하면서
 - 회의의 목적과 주요내용을 제시하였는가?
 - 회의 진행절처와 시간계획은 합의하였는가?
 
3. 회의 진행중
 - 참석자에게 균등한 발언기회를 주고 있는가?
 - 참석자 전원이 자유롭게 발언할 수 있도록 분위기를 조성해 가고 있는가?
 - 동등한 입장에서 상호 커뮤니케이션이 원활이 이루어지도록 하고 있는가?
 - 일부 참석자들의 장시간 발언이나 논쟁, 불필요한 발언에 대해 적절한 조치를 취하고 있는가?
 - 토의 순서 및 안건별 시간관리는 적절히 하고 있는가?

4. 회의 마무리
 - 결론은 전원합의를 거쳐 도출하였는가?
 - 회의 결과를 요약하여 설명하였는가?
 - 회의에서 결정된 사항에 대하여 역활분담을 명확히 하였는가?
 - 마무리 시 회의 진행결과에 대해 참석자들을 통해 평가하였는가?

5. 회의종료 후
 - 결정된 사항의 실행력 제고를 위해 지속적으로 Follow-up하고 있는가?

회의 참석자 역활에 대한 체크 리스트
1. 회의 시작 전
 - 회의 참석 전 안건에 대하여 충분히 연구, 검토하였는가?
 - 회의 개최 시간 5분 전에 회의실에 도착하였는가?
 - 부득이한 사정으로 불참 시 사전에 주관 부서에 통보하였는가?
 - 필요한 자료나 용구를 충분히 준비하였는가?

2. 회의 진행 중
 - 다른 참석자들의 발언을 적극 경청하고 있는가?
 - 사전에 요점을 메모하여 논리적이고 간단 명료하게 발언을 하고 있는가?
 - 발언 내용이 주제에서 벗어나고 있지 않은가?
 - 적극적인 참여 의식과 발언 자세는 되어 있는가?
 - 개인의 감정이나 부서 중심의 사고로 객관적인 사실을 무시하고 있지는 않는가?
 
3. 회의 종료 후
 - 비록 반대했지만, 이미 결정된 사항에 대해서는 적극적으로 수행하였는가?
 - 분담된 결정 사항과 역할에 대해서는 적극적으로 실행하고 있는가?

회의 때, 같이 하고 싶은 사람
'자, 다시 정리를 해보면...' 중간중간 정리해 주는 사람
'정말 괜찮은 아이디어야.' 남의 이야기를 잘 들어주는 사람
'서론은, 본론은,결론은' 논리정연하게 할 말만 딱딱하는 사람
'그걸 발전시키면 이렇게..' 아이디어를 발전시켜 나가는 사람
'내가 준비한 건 말야..' 미리미리 준비하고 생각해서 참석하는 사람
'정치적으로, 경제적으로, 문화적으로' 박식하고 똑똑한 사람
'하하호호' 때로는 진지하게, 때로는 부드럽게 회의 분위기를 리드하는 사람